Custodia libro PCI: ¿En manos de quién debe estar el libro de mantenimiento PCI? La documentación de mantenimiento debe quedar bajo control del titular y de la empresa mantenedora.
La gestión documental de una instalación de protección contra incendios tiene una importancia que va mucho más allá de conservar papeles después de cada revisión. El RIPCI, aprobado mediante el Real Decreto 513/2017, establece obligaciones concretas sobre la elaboración, actualización y conservación de la información relacionada con las operaciones realizadas en los equipos y sistemas.
Una de las dudas más habituales afecta precisamente a la custodia de esta documentación: ¿debe conservarla únicamente la empresa mantenedora o también el titular de la instalación? La respuesta que ofrece la normativa es clara y establece una responsabilidad compartida.
El Anexo II del RIPCI señala que tanto la empresa que haya realizado el mantenimiento como el usuario o titular de la instalación deben conservar constancia documental del cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo durante un mínimo de cinco años. Además, las anotaciones tienen que mantenerse actualizadas y estar disponibles para los servicios de inspección de la comunidad autónoma correspondiente.
Por tanto, la documentación no debe quedar exclusivamente en los archivos de la compañía encargada de las revisiones. El propietario, usuario o responsable del establecimiento debe disponer también de un expediente propio que permita acreditar las actuaciones efectuadas sobre la instalación.
Un expediente que permite reconstruir el historial de la instalación
El denominado libro de mantenimiento PCI reúne la información necesaria para conocer la evolución de los sistemas instalados en un establecimiento. No se trata únicamente de acreditar que se ha realizado una revisión, sino de poder identificar qué elementos fueron comprobados, qué operaciones se efectuaron, cuáles fueron sus resultados y qué incidencias pudieron detectarse.
La documentación prevista por el RIPCI debe incorporar información general sobre la propiedad, la ubicación de la instalación, las empresas responsables del mantenimiento y la inspección, así como los profesionales encargados de ejecutar las operaciones.
También debe existir una identificación individual de cada producto o sistema sometido a mantenimiento. El reglamento contempla datos como el tipo, marca, modelo y una identificación unívoca, que puede realizarse mediante número de serie, ubicación u otro sistema equivalente.
De esta manera, el expediente permite seguir el rastro de las actuaciones realizadas y facilita la consulta posterior de certificados, actas, comprobaciones, reparaciones o sustituciones.
Extintores y demás equipos: qué debe quedar registrado
Dentro de la documentación pueden figurar las actuaciones realizadas sobre extintores, sistemas de detección y alarma, bocas de incendio equipadas, hidrantes, abastecimientos de agua, sistemas fijos de extinción, control de humos y calor o señalización luminiscente, entre otros medios incluidos en el ámbito del RIPCI.
Las operaciones y comprobaciones efectuadas deben quedar documentadas junto con sus resultados y, cuando corresponda, las sustituciones de elementos defectuosos. Así, el expediente funciona como un registro técnico que permite conocer el estado de las instalaciones a lo largo del tiempo.
Esta información resulta especialmente útil cuando se producen cambios en la gestión del establecimiento, modificaciones de las instalaciones o sustituciones de la empresa encargada del mantenimiento.
Extintor revisado: la documentación también forma parte del mantenimiento
En el caso concreto de cada extintor, la trazabilidad adquiere una dimensión especialmente práctica. El artículo 17 del RIPCI establece que las empresas mantenedoras deben colocar, después de realizar el mantenimiento, una etiqueta con datos como su número de identificación, la información de la empresa, la fecha de la operación y la fecha de la siguiente revisión.
La empresa mantenedora también debe mantener un registro de los equipos y de las actuaciones realizadas sobre ellos. Esta información permite relacionar cada intervención con un equipo concreto y comprobar la continuidad de las operaciones de mantenimiento.
La etiqueta visible, sin embargo, no debe confundirse con el conjunto de documentación que acredita el mantenimiento. El titular necesita conservar las actas, certificados y demás justificantes que permitan demostrar qué trabajos se realizaron y cuál fue su resultado.
Custodia libro PCI: una responsabilidad que no debe recaer en una sola parte
La custodia libro PCI no corresponde exclusivamente a la empresa mantenedora. El Anexo II del Real Decreto 513/2017 establece que ambas partes deben conservar constancia documental del cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo durante al menos cinco años.
En la práctica, esto significa que el titular o usuario del establecimiento debe disponer de su propio archivo, independientemente de que la empresa mantenedora conserve también la documentación de las actuaciones que ha ejecutado.
Esta responsabilidad compartida evita que el historial de una instalación quede condicionado por la relación contractual con una determinada empresa. Si el titular cambia de mantenedor, los documentos correspondientes a las actuaciones anteriores siguen siendo necesarios para conservar la trazabilidad de la instalación.
¿Qué obligación tiene la empresa mantenedora?
El artículo 17 del RIPCI establece varias obligaciones documentales para las empresas mantenedoras. Entre ellas figura la conservación durante al menos cinco años de la documentación justificativa de las operaciones de reparación y mantenimiento realizadas, incluyendo fechas de ejecución, resultados, incidencias y elementos sustituidos.
La empresa también debe emitir un certificado del mantenimiento periódico efectuado, haciendo constar o remitiendo a los equipos y sistemas objeto de la intervención y adjuntando las listas de comprobación utilizadas durante las operaciones.
Además, cuando se detectan equipos o sistemas que no ofrecen garantías de correcto funcionamiento, presentan deficiencias que no pueden solucionarse durante el mantenimiento, incumplen las disposiciones aplicables o no resultan adecuados al riesgo existente, debe entregar al titular un informe técnico en el que se recojan estas circunstancias.
El titular debe conservar su propio archivo
La responsabilidad del usuario o titular tiene una consecuencia práctica evidente: no resulta suficiente con confiar en que la empresa mantenedora conserve toda la información.
El establecimiento debería disponer de un archivo propio con las actas, certificados, listas de comprobación, informes técnicos, reparaciones y documentación relacionada con las instalaciones. Una organización cronológica puede facilitar considerablemente la localización de documentos ante una comprobación administrativa.
También resulta conveniente conservar la documentación correspondiente a las diferentes empresas que hayan intervenido a lo largo de la vida útil de la instalación. Así, cada cambio de proveedor no supone comenzar de cero en materia documental.
Cinco años como mínimo, pero con una gestión documental continua
El periodo de cinco años establecido por el RIPCI constituye el mínimo que debe tenerse presente para la conservación de la constancia documental del mantenimiento preventivo.
Durante ese tiempo, las anotaciones deben permanecer actualizadas y disponibles para los servicios de inspección de la comunidad autónoma correspondiente.
Mantener un histórico más amplio puede aportar utilidad a la gestión técnica del establecimiento. Los documentos antiguos permiten conocer intervenciones anteriores, sustituciones, incidencias recurrentes y modificaciones realizadas en los sistemas.
Un archivo digital correctamente estructurado puede facilitar esta tarea. Carpetas diferenciadas por años, tipos de instalación, certificados, actas e incidencias permiten localizar rápidamente la documentación sin depender de archivos físicos o de plataformas utilizadas por terceros.
¿Qué sucede cuando cambia la empresa mantenedora?
El cambio de empresa mantenedora no supone la desaparición del historial documental. La nueva empresa comenzará a generar la documentación correspondiente a las actuaciones que realice, mientras que el titular debe conservar los registros anteriores que se encuentren dentro del periodo exigible.
Por esta razón, resulta aconsejable solicitar y conservar toda la documentación generada durante cada intervención. La continuidad documental permite que la nueva empresa pueda conocer con mayor precisión las características y antecedentes de la instalación.
Además, contar con un archivo propio evita que una eventual pérdida de información, cambio de proveedor o interrupción de una relación contractual afecte al acceso a los documentos.
Actas firmadas y documentación disponible
Las actas de mantenimiento deben recoger la información exigida por el Anexo II del RIPCI y, cuando las operaciones son realizadas por una empresa mantenedora, deben estar firmadas por esta y por el representante de la propiedad de la instalación.
Si determinadas operaciones permitidas por el reglamento son realizadas por personal del usuario o titular, la documentación debe reflejar igualmente quién las ha ejecutado y contar con las firmas correspondientes.
El objetivo es que cada actuación quede asociada a una instalación concreta, a unos equipos identificados y a unas operaciones determinadas. De este modo, la documentación adquiere valor como registro técnico y no únicamente como comprobante administrativo.
La respuesta a quién debe tener bajo control el libro de mantenimiento es, por tanto, doble: el titular necesita conservar su propia documentación y la empresa mantenedora debe mantener igualmente los registros que le corresponden. Esta fórmula garantiza que las actuaciones realizadas sobre las instalaciones puedan acreditarse y consultarse con independencia de los cambios de proveedor o de gestión del establecimiento.